Associé Programme et Finances, Bamako, Mali

Closing date: Tuesday, 17 February 2015

ASSOCIÉ PROGRAMME ET FINANCES

Advertised on behalf of : UN Women

Location : Bamako, MALI

Application Deadline : 17-Feb-15

Additional Category

Women's Empowerment

Type of Contract : Service Contract

Post Level : SB-3

Languages Required : English French

Background

Sous la supervision générale du Spécialiste Programme et la supervision directe du Directeur des Opérations, l'associé (e) Programme/Finance a pour mission principale d'appuyer le bureau en matière de la coordination et de l'assurance d'une gestion rigoureuse, transparente et axée sur les résultats du Programme Pays.

Il/elle participe activement à l'exécution des services financiers du programme permettant une utilisation effective et transparente des ressources financières et l'intégrité des services financiers.

Il/elle contribue à l'identification des réponses créatives face aux nouveaux défis et opportunités du Programme Pays. Elle/Il apporte une assurance qualité dans la planification budgétaire, la mise en œuvre et le suivi et évaluation des activités du Programme Pays. Elle/Il est responsable de la promotion d'un environnement de collaboration axé sur les clients et les résultats et conforme aux règles et procédures d'ONU Femmes (Programme and Operations Manual – POM).

L'Associé/e au programme/finance travaille en étroite collaboration avec la direction et les unités du Programme et des Opérations ainsi que les projets dans l'étude et la préparation des rapports financiers demandés. Il/elle travaillera également avec le Siège pour résoudre des questions complexes relatives aux programmes et aux opérations.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions-clés:

• Appui à la planification et au suivi budgétaire ainsi qu`au suivi de l'exécution financière des projets/programmes;
• Appui au renforcement des capacités des Partenaires d'exécution et de celles d'ONU Femmes en matière d'exécution directe et transfert d'espèces;
• Appui à la gestion orientée sur les résultats du Programme Pays et suivi des performances du bureau;
• Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances, et guide de toutes les parties prenantes sur les questions financières.

Appui à la planification et au suivi budgétaire ainsi qu`au suivi de l'exécution financière des projets/programmes:

• Appui à la revue de la conformité avec les règles, règlements et politiques des NU et d'ONU Femmes sur les activités financières;
• Appui à la revue de la conformité avec le système financier d`enregistrement et de rapport et du suivi des recommandations des audits;
• Appui dans la mise en place du cadre de contrôle interne, fonctionnement adéquat d`un système de gestion des ressources financières axe sur les clients;
• Appui à la planification/allocation budgétaire des ressources du Programme;
• Analyse des écarts des plans de travail annuel et trimestriel des projets de développement et les recommandations de mesures rectificatives (révisions budgétaires);
• Appui dans le processus de suivi rigoureux de la trésorerie des projets de développement (identification des goulots d'étranglement et mise en œuvre de mesures idoines conformes aux procédures);
• Appui dans l'analyse de la fiabilité des demandes d'avances de fonds trimestrielles et de leur conformité avec les procédures et réglementation d'ONU Femmes en matière de gestion des avances;
• Envoi du budget des projets sur la base des documents de projets et des budgets projets signés;
• Suivi de l'évolution de la situation globale des dépenses des programmes et projets;
• Appui dans l'élaboration de rapports réguliers à temps et en qualité sur la situation des ressources programmatiques du programme;
• Assurance de la clôture opérationnelle et financière des projets de développement conformément aux procédures et dans les délais prescrits
• Assurance de l'archivage des documents précis , tels que les rapports trimestriels , les accords et leurs extensions sans coût.

Appui au renforcement des capacités nationales et de celles de ONU Femmes en matière de gestion des projets/programmes d'ONU Femmes sous modalités d'exécution Nationale, Directe ou à travers les partenaires d'exécution:

• Appui à la formulation et/ou a la révision d`un plan de renforcement des capacités nationales si nécessaire;
• Appui au renforcement des capacités de l'exécution nationale conformément aux manuels de gestions des projets et programmes et aux recommandations des études macro/micro du processus d'Harmonisation des modalités de transfert de cash du SNU (HACT);
• Appui au renforcement de l'exécution Directe conformément aux exigences d'ONU Femmes et du cadre de contrôle interne du Bureau;
• Appui au renforcement de l'exécution ONG, conformément aux exigences de la modalité, y inclus l'assurance du diagnostic des capacités.

Appui à la gestion orientée sur les résultats du Programme Pays et suivi des performances du bureau:

• Assurance que les budgets sont conformes aux PTAs signés avec la contre partie nationale;
• Suivi régulier des indicateurs de performance du Bureau , identification des goulots d'étranglements, propositions de solutions idoines, Plan d'audit du Bureau Pays);
• Contribution si nécessaire au suivi des plan d'Audits annuels des partenaires d'exécution et des Audits du Bureau Pays ainsi qu'au suivi des recommandations des audits;
• Assurance du respect des exigences statutaires des conventions de financement/ accords de partenariats dans les délais prescrits.

Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances, sur les questions budgétaires/financières en se focalisant sur les résultats suivants:

• Appui l'analyste Suivi dans le processus de partage des informations aux agences d'exécution sur la mise en œuvre de projets, en assurant le suivi de l'utilisation des ressources financières;
• Conseils au personnel du Projet sur les exigences de rapportage administratif et sur le NEX, particulièrement sur les questions budgétaires;
• Formations du personnel des Opérations/Programme/projets sur la gestion financière;
• Elaboration d'une synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques sur les questions financières du programme et des projets;
• Contribution substantive aux réseaux de connaissance et aux communautés de pratiques.

Competencies

Compétences fonctionnelles

Promotion de l`apprentissage organisationnel et du partage de connaissances;

Recherche et analyse de base;

• Recherche les meilleures pratiques et introduit de nouvelles méthodes plus effectives de performer dans le travail;
• Identifie et communique des opportunités de promouvoir l`apprentissage et le partage de connaissances.

Compétences professionnelles et expertise technique;

Connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures;

• Possède les capacités à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
• Possède les connaissances de base des politiques et procédures de l`organisation liées au poste et les applique de façon consistante dans le travail;
• Identifie les nouvelles et meilleures approches aux processus de travail et les applique dans le travail au quotidien;
• S'attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l'auto apprentissage et autres moyens d'apprentissage;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d'information et l'applique dans son travail;
• Démontre une compréhension et une connaissance approfondie des procédures et des outils de gestion de projets et les applique de manière régulière dans le travail.

Promotion du changement et du développement organisationnels

Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel

• Recherche les meilleures pratiques sur le changement et le développement organisationnels;
• Démontre des aptitudes à identifier les problèmes et proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

collecte de données et mise en œuvre des systèmes de gestion

• Utilise les informations/les bases de données/les systèmes de gestion;
• Fait des recommandations en relation avec les procédures du travail et la mise en œuvre des systèmes de gestion.

Orientation vers le Client

Entretien de bonnes relations avec les clients

• Prépare les rapports aux clients internes et externes à temps et en qualité;
• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l'unité de travail et avec les clients internes et externes;
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;
• Répond rapidement aux besoins des clients.

Promotion du principe de redevabilité et gestion de programme basé sur les résultats

Collecte et dissémination des informations

• Collecte et dissémine les informations sur les meilleures pratiques sur les systèmes de redevabilité et de gestion axe sur les résultats
• Maintient régulièrement les bases de données.

Compétences générales:

• Démontre /préserve les valeurs d'éthique et d'intégrité;
• Démontre le sens de connaissances générales et un bon jugement;
• L'auto développement, prise d'initiative;
• Possède le sens d`esprit d'équipe et facilite le travail d'équipe;
• Facilite et encourage une communication ouverte dans l'équipe, communique efficacement;
• Cree des énergies a travers l`autocontrôle;
• Gère les conflits;
• Apprentissage et partage des connaissances et encourage l'apprentissage des autres. Promouvoir l`apprentissage et la gestion et le partage de connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel;
• Prises de décision transparentes et éclairées.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme universitaire de niveau Maitrise en Finances, Comptabilité, Audit, Économie, ou dans un domaine similaire;
• Un diplôme universitaire en administration des affaires (Business), ou administration publique, finances, serait souhaitable mais ne constitue pas une exigence.

Expérience:

• Au moins 6 années d'expérience de responsabilités progressives en administration ou en comptabilité requises au niveau national ou international, avec des connaissances en gestion de programme et projets souhaitable
• Expérience de travail au sein du Système des Nations Unies considérée comme un atout;
• Expérience dans la mise en place des relations entre organisations internationales et administrations nationales;
• Expérience de l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données;
• Expérience de l'utilisation des systèmes de gestion sur Internet (la connaissance d'Atlas est un atout);
• Expérience de la comptabilité, des normes IPSAS est considérée comme un avantage.

Connaissances linguistiques:

• Maîtrise du français écrit et parlé et bonne connaissance de l'Anglais.

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