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Closing date: Wednesday, 25 March 2015

ASSISTANT (E) AUX FINANCES

Location : Dakar, SENEGAL

Application Deadline : 25-Mar-15

Type of Contract : FTA Local

Post Level : GS-5

Languages Required : French

Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start)

22-Apr-2015

Duration of Initial Contract : 1 an

Background

Sous la direction et la supervision du chargé des opérations et superviseur direct, l'assistant aux finances fournit des services financiers assurant la qualité, l'exactitude et la cohérence des travaux.

L'assistant aux finances favorise une approche axée sur le client conformément aux règles et règlements du PNUD.

Duties and Responsibilities

L'assistant aux finances travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets dans le bureau de pays (CO) et avec le personnel du siège du PNUD pour échanger des informations et assurer la délivrance de services consistants.

Résumé des fonctions clés

• La mise en œuvre de stratégies de gestion opérationnelle et financière;
• Fonctionnement de système de recouvrement des coûts;
• Soutien comptable et administratif;
• Gestion de la trésorerie du Bureau Pays;
• Renforcement et partage des connaissances.

Veiller à la mise en œuvre de stratégies opérationnelles axées sur l'atteinte des résultats suivants :

• Le respect intégral des processus financiers et les dossiers financiers avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU / PNUD;
• La contribution à la cartographie et l'élaboration du contenu de procédures normalisées d'exploitation internes en Finance du processus d'affaires du Bureau Pays en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.

Assure le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Fourniture d'intrants pour la préparation des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services fournis par le PNUD, le suivi du recouvrement des coûts.

Fournit un soutien administratif et comptable à l'Unité des finances se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:

• Bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers pour des projets NEX; préparation de tous les types de factures pour des projets et pour le compte de l'UNOPS et des agences non-Atlas; bons de commande; pay-cycle et exécution des paiements;
• Réception correcte des biens et services et suivi des comptes de régularisation;
• Maintenance du système de contrôle des dépenses internes qui garantit que les vouchers traités sont adaptés et complétés, les transactions sont correctement enregistrées et postées dans Atlas; Les réclamations, les MPO et autres droits sont dûment traités;
• Actions correctives en temps opportun sur les vouchers non postés, y compris les coupons en erreur, les exceptions, les bons non approuvés;
• Présentation de l'information sur l'état des ressources financières;
• Maintenance des comptes clients pour les projets du PNUD et de l'enregistrement des dépôts dans le système Atlas;
• Gestion des encaissements et la petite caisse;
• Maintenance du système de classement approprié pour les dossiers et documents financiers.

Assure le bon fonctionnement du système de gestion de trésorerie du Bureau Pays en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Suppléance du Finance Associate (ICS- 6) pour examen en temps opportun de la position de trésorerie pour les comptes locaux pour assurer suffisamment de fonds disponibles pour les décaissements . Identification rapide et enregistrement des recettes pour l'application sur le revenu;
• Suppléance du Finance Associate ( ICS- 6 ) pour revue quotidienne des états de compte bancaire à solde nul dans Atlas pour surveiller le niveau d'avances ; l'identification et l'enregistrement des contributions;
• Préparation du rapport mensuel du taux de change de l'ONU;
• Préparation rapide et précise des rapprochements bancaires;
• Initiation des virements bancaires et des offres spéciales dans Atlas;
• Appui au renforcement des connaissances et au partage des connaissances dans le Bureau Pays en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
• Participation aux formations pour le personnel des opérations / projets des finances.
• Contributions aux réseaux et communautés de pratiques des connaissances.

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur l'exécution de la gestion des services financiers du Bureau Pays en termes de qualité et la précision du travail. La saisie des données exactes et la présentation de l'information financière et une approche axée sur le client contribuent fortement à l'amélioration de la capacité du PNUD à gérer efficacement les ressources financières.

Competencies

Compétences Fonctionnelles

Bâtir des partenariats

Maintenir informations et bases de données

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

• Connaissance de Travail / Expertise Technique;
• Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures;
• Comprendre les principaux processus et méthodes de travail concernant la position (gestion des ressources financières);
• Avoir des connaissances de base de politiques et procédures organisationnelles liées à la gestion des ressources financières et les appliquer uniformément dans les tâches de travail;
• S'efforcer de maintenir la mise à jour de la connaissance de l'emploi par l'auto-apprentissage et d'autres moyens d'apprentissage;
• Démontrer une bonne connaissance des technologies de l'information et l'appliquer à des missions de travail.

Promouvoir le changement organisationnel et le développement

Présentation de l'information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel

• Aptitudes à identifier les problèmes et proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Utilisations / bases de données / d'autres systèmes de gestion de l'information;
• Faire des recommandations relatives aux procédures et la mise en œuvre de systèmes de gestion de travail.

Orientation client

• Entretenir des relations efficaces avec les clients;
• Etablir des rapports aux clients internes et externes en temps opportun et approprié;
• Organiser et prioriser le travail pour répondre aux besoins et les délais clients;
• Apporter les réponses idoines aux besoins des clients rapidement.

Collecte et diffusion de l'information

• Maintenir les bases de données;
• Préparer ponctuellement les inputs aux rapports.

Compétences de base:

• Démontrer la connaissance de l'entreprise et son jugement;
• Prendre des initiatives d'auto-développement;
• Agir comme un co-équipier et faciliter le travail d'équipe;
• Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi;
• Contribuer à l'apprentissage et le partage des connaissances et l'encouragement de l'apprentissage des autres.

Required Skills and Experience

Education

• Enseignement secondaire avec certification spécialisée en comptabilité et finances;
• Diplôme universitaire en finances, des affaires ou administration publique souhaitable, mais n'est pas une exigence;
• Comptables qualifiés d'un institut internationalement reconnu de la comptabilité auront un net avantage.

Experience

• 5 années d'expérience en finances pertinentes au niveau national ou international est nécessaire;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word , Excel , etc.) et la connaissance des tableurs et bases de données , de l'expérience dans la manipulation des systèmes de gestion basés sur le Web .
• Expérience avec les ERP Financials , PeopleSoft , de préférence souhaitable.

Langues requises

• La maîtrise du Français et de la langue nationale du lieu d'affectation.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

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