GESTIÓN DE EVENTOS Y ASISTENCIA LOGÍSTICA
Location : Lima, PERU
Application Deadline : 25-Mar-15
Type of Contract : Service Contract
Post Level : SB-2
Languages Required : English Spanish
Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start)
01-Apr-2015
Duration of Initial Contract : 6 meses (Renovable)
Expected Duration of Assignment : 6 meses (Renovable)
Background
Bajo la orientación y supervisión del asociado administrativo/administrador operativo del PNUD, la posición de Gestión de Eventos y Asistencia Logística proporcionará soporte en la organización de eventos, servicios de mensajería interna y externa, soporte logístico y procesos de compras menores al interior del Complejo de Naciones Unidas, asegurando alta calidad en el trabajo y garantizando la prestación de servicios precisos y oportunos.
Esta posición promueve un trabajo de calidad, orientado a la atención del cliente interno así como un enfoque orientado a resultados trabajando en estrecha colaboración con el personal de servicios tercerizados, personal de proyectos y personal de las agencias de las Naciones Unidas para asegurar la prestación de servicios consistentes
Duties and Responsibilities
Funciones Generales:
- Organización y gestión de eventos.
- Organización y gestión del servicio de mensajería interna y externa.
- Provisión de soporte administrativo y logístico.
- Gestión de compras menores.
- Soporte en el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones.
- Otras actividades por encargo del asociado administrativo/administrador operativo y Gerente del Centro de Servicios.
Funciones Específicas
1. Organización y gestión de eventos:
- Programación, y control de las salas del Complejo de NNUU.
- Asegurar la disponibilidad oportuna y adecuada de las salas y el funcionamiento adecuado del mobiliario y equipos.
- Coordinación logística de eventos masivos
- Coordinación y monitoreo con proveedores en coordinación con la supervisión.
- Apoyo en el control presupuestal de los acuerdos establecidos con los proveedores de servicios según la normativa.
- Monitoreo y evaluación del rendimiento de los proveedores de servicios.
- Identificación de necesidades y mejoras de los servicios, a través de un monitoreo oportuno de las actividades del complejo.
2. Organización y gestión de servicios de mensajería interna y externa:
- Coordinación diaria de la distribución de correspondencia interna y externa.
- Preparación de los envíos de courier local e internacional y valija diplomática.
- Gestión de correspondencia y archivo de la administración de servicios comunes.
- Elaboración de reportes necesarios para la correcta distribución de gastos por concepto de correspondencia.
- Asegurar el control de la calidad de los servicios, gastos y pagos, a través de un registro y monitoreo oportuno de los servicios a su cargo.
3. Provisión de soporte administrativo y logístico:
- Apoyo en la actualización del registro de inventario de bienes no fungibles, así como el control del movimiento del mobiliario y equipo de carácter interagencial.
- Apoyo en la coordinación diaria con los supervisores de servicios tercerizados.
- Apoyo en la elaboración de los reportes necesarios para el control y la correcta distribución de gastos comunes.
- Apoyo en la gestión y manejo de activos.
- Soporte en la provisión y distribución de suministros de oficina.
- Cualquier otra función relacionada a la gestión administrativa y logística, que le asigne sus supervisores.
4. Gestión de compras menores:
- Identificación de necesidades de bienes/servicios para el Complejo de NNUU.
- Indagaciones o estudios de mercado.
- Gestión de compras menores de US$ 5,000.
- Asegurar la entrega oportuna de los bienes/servicios, a través de un seguimiento adecuado a los contratistas.
- Control y seguimiento de pagos a proveedores.
- Registro y archivo.
5. Soporte de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones:
- Apoyo en la supervisión diaria a los servicios tercerizados para el correcto funcionamiento de las salas de reuniones.
- Apoyo en el soporte a la gestión del mantenimiento preventivo del Complejo de NNUU.
- Soporte para asegurar el cumplimiento del plan operativo de funcionamiento del Complejo de NNUU.
Impacto de los Resultados
Los resultados claves tienen un impacto en la ejecución de los servicios administrativos y logísticos de la administración interagencial en términos de calidad y precisión del trabajo terminado. La precisión en los datos suministrados, la presentación de la información y el enfoque orientado al cliente, fortalecen la capacidad del Centro de Servicios en la prestación de servicios administrativos, logísticos y gestión de eventos.Los resultados claves tienen un impacto en la ejecución de los servicios administrativos y logísticos de la administración interagencial en términos de calidad y precisión del trabajo terminado. La precisión en los datos suministrados, la presentación de la información y el enfoque orientado al cliente, fortalecen la capacidad del Centro de Servicios en la prestación de servicios administrativos, logísticos y gestión de eventos.
Competencies
EFECTIVIDAD OPERATIVA
- Capacidad de realizar una variedad de tareas repetitivas y rutinarias y deberes relacionados con capacidad de revisar los datos, identificar y ajustar las discrepancias.
- Capacidad para manejar un gran volumen de trabajo posiblemente bajo las limitaciones de tiempo de registro.
- Comunicación efectiva y manejo de conflictos.
- Buen conocimiento de temas administrativos, normas y reglamentos detallados y capacidad de análisis para el desarrollo de tareas, propuesta de mejores prácticas y procedimientos.
- Amplio conocimiento de Office (Excel, Word, PowerPoint), sistemas relacionados con la presentación y administración de datos (manejo de tablas dinámicas, filtros avanzados, fórmulas financieras, etc.) y programas de procesamiento de textos (buena redacción y ortografía) y software ERP.
- Capacidad requerida para operar y mantener una variedad de programas informatizados, máquinas y equipos de oficina con el fin de proporcionar la prestación eficiente del servicio.
- Capacidad para organizar y realizar múltiples tareas estableciendo prioridades
MANEJO DE DATA
- Recoge y compila datos con rapidez y exactitud, identifica lo que es relevante y desecha lo que no es, registra de manera accesible y mantiene bases de datos completas de manera metódica.
- Recopila, verifica y registra datos que demuestren la atención al detalle y la identificación y corrección de errores en los propios datos de archivo.
- Transmite iniciativas; crea y genera consultas, informes y documentos utilizando bases de datos, hojas de cálculo, comunicaciones y otros paquetes de software con velocidad y precisión de datos.
- Interpreta, saca conclusiones o identifica patrones que apoyan el trabajo de otros.
MANEJO DE DOCUMENTOS, CORRESPONDENCIA Y REPORTES
- Crea, edita y presenta información (consultas, informes, documentos) en forma visualmente amigable, clara y presentable en formatos tales como tablas, formularios, presentaciones, briefing notes/libros e informes mediante procesamiento de textos, funciones de presentación, base de datos y hoja de cálculo de las ediciones de software.
- Ofrece entradas para correspondencia, informes, documentos y presentaciones mediante procesamiento de trabajo, hojas de cálculo y bases de datos cumpliendo estándares de calidad y que requieren corrección mínima muestra sonido agarre de gramática y formatos, ortografía y estructura en la correspondencia del idioma requerido.
- Asegura que informes y documentos cumplan con las normas establecidas por UN, capacidad de producir registros precisos y bien documentados, conforme a lo que la norma requiere.
PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MULTIFUNCIONALIDAD
- Organiza y realiza múltiples tareas estableciendo prioridades mientras se tienen asignaciones especiales de consideración, interrupciones frecuentes, plazos, recursos disponibles y otros.
- Coordina y organiza la carga de trabajo permaneciendo consciente del cambio de prioridades y plazos.
- Demuestra capacidad para cambiar rápidamente de una tarea a otra para cumplir con el soporte de múltiples necesidades.
- Establece con precisión, construye y mantiene relaciones de trabajo eficaces con el personal y clientes para facilitar la prestación de apoyo para promover aprendizaje y conocimiento.
Required Skills and Experience
Educación
- Mínimo grado de bachiller en administración, ingeniería industrial, ingeniería empresarial, contabilidad, economía, o ramas afines.
Experiencia:
- Mínimo cinco años en labores similares relevantes.
- Experiencia en uso de ERP´s relacionados a módulos de administración y logística, deseable.
- Experiencia en el uso de equipos informáticos y conocimiento a nivel de usuario intermedio/avanzado de software comercial.
Requerimiento de idiomas:
- Inglés intermedio como mínimo.
IMPORTANTE
Toda postulación debe adjuntar el formato de Antecedentes Personales (P11-PNUD), el mismo que puede ser descargado de nuestra página web: http://www.pe.undp.org/content/peru/es/home/operations/jobs.html
(Debe incluir en un solo archivo escaneado - en formato PDF - el P11 firmado y su CV).
El PNUD sólo se comunicará con las personas pre seleccionadas.
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
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